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martedì 6 giugno 2017

Le Media Relations ed il delicato rapporto con i giornalisti

By On 12:14

Spesso il rapporto tra giornalisti e professionisti dei media non è armonico. Da un lato, i giornalisti sono stanchi di ricevere informazioni e comunicati stampa che non hanno nulla a che fare con l'ambiente in cui operano, dall’altro le agenzie di Relazioni Pubbliche li pressano cercando di ottenere la pubblicazione delle notizie.

Ecco alcuni suggerimenti per migliorare le relazioni con i media:

1. Definizione ‘chirurgica’ dell’obiettivo

Una delle cose che più preoccupa un giornalista è quello di vedersi la casella di e-mail intasata da messaggi impersonali che non corrispondono agli argomenti di cui solitamente scrivono. Per questo motivo è molto importante inviare informazioni ai giornalisti che trattino effettivamente l’argomento evitando di fare invii di massa a gruppi indefiniti di giornalisti.

Ma come si fa a identificarli? Un buon modo è quello di effettuare delle ricerche sulle testate in merito alle notizie di interesse per il vostro settore o sulla concorrenza. Nell'analizzare questo tipo di media si arriva a conoscere come scrivono questi giornalisti e ciò rende possibile inviare solo le informazioni che realmente possono essergli d’interesse.

2. Atteggiamento collaborativo

Un giornalista, mediamente, non impiegherà più di un minuto a leggere il vostro comunicato stampa, cercando di capire quello che si vuole comunicare. Bisogna quindi fare in modo di trasmettere un messaggio chiaro e preciso.

Come detto in precedenza, i giornalisti hanno molti problemi da affrontare e il nostro obiettivo è quello di facilitare loro il compito fornendo contenuti con titoli semplici e dare loro le informazioni più utili (chi, cosa, quando, dove e perché) espresse per mezzo di frasi brevi e chiare, possibilmente agevoli da copiare e incollare. In definitiva, a causa del poco tempo che hanno, bisogna rendere il loro lavoro redazionale più facile.

3. La qualità paga

Con l'ascesa dei social network e l'accesso alle informazioni da qualsiasi luogo, il modo in cui i giornalisti lavorano è cambiato, e continua a farlo continuamente. Questo però dal punto di vista quantitativo, quando infatti si tratta di informazione di qualità il metodo resta quello tradizionale basato sulla ricerca, verifica ed integrazione delle informazioni che il giornalista ha a disposizione. In questi casi, il giornalista avrà più tempo e cercherà un contatto più frequente con le fonti delle informazioni al fine di reperire informazioni e contenuti il più possibile originali e verificati.

Quando ci si trova in uno di questi casi è sempre meglio stabilire un contatto telefonico ed incontri di persona, al fine di poter cooperare con il giornalista nel modo più accurato possibile, fornendo notizie, approfondimenti ed insight il più possibile di qualità e non già pubblicati precedentemente.

4. Essere flessibili e cercare di essere disponibile 'ma non troppo'

Nei rapporti con i media, la pazienza è tutto! Tranne casi particolari nessuno vi correrà dietro per sapere le ultime notizie su un argomento e quindi ogni occasione di contatto con la stampa non va sprecata. In particolare, quando si riveste il ruolo di relazione con i media in una realtà di media e grande entità, al di là dell’importanza e dell’influenza della stessa, bisognerà mettersi a completa disposizione dei media facendo il possibile per venire incontro alle esigenze, e soprattutto alle urgenze, di questi.

Ciò però non deve determinare la consegna di facoltà direttive ai media sugli argomenti di propria pertinenza, questo nuocerebbe al potere contrattuale dell’ente per cui si comunica, bensì si tenderà a mostrare ampia disponibilità alla collaborazione sinergica e cercare il più possibile di venire incontro alle esigenze dei media. La disponibilità seppur ‘controllata’ è una qualità che i giornalisti apprezzano molto in quanto lavorano perennemente sotto pressione di immediatezza.

5. Mappatura dei fenomeni contingenti

Aver ottenuto un’uscita sulla stampa una volta non significherà automaticamente avere la disponibilità del giornalista a pubblicare ogni vostro comunicato in futuro. Le uscite sui media sono spesso dettate da fattori contingenti e a volte viene data attenzione a notizie che, altrimenti, non sarebbero state minimamente prese in considerazione per la pubblicazione.

Se curate le relazioni con i media, oltre alle normali attività di mantenimento delle relazioni con i giornalisti, quali la partecipazione ad eventi, incontri personali e telefonici, si rende spesso necessaria una mappatura dei fenomeni contingenti, ovvero quei trend di notizie che potrebbero fare da volano alla visibilità delle vostre. A volte queste notizie sommerse, che non ‘bucano’ ma che vengono rilevate in quantità dalla stampa, possono infatti fornire un aggancio per l’interesse dei media ed un ‘traino’ alla redemption della vostra notizia.

venerdì 26 maggio 2017

Media Relations, il diritto di rettifica

By On 13:57

Nel nostro Paese, quando ci si sente lesi da un articolo pubblicato da un giornale, o più semplicemente si riscontrano dati o informazioni errati, quando non travisati, l’ordinamento giuridico prevede l’esercizio del diritto di rettifica.

Le rettifiche devono fare riferimento allo scritto che le ha determinate e devono essere pubblicate nella loro interezza, purché contenute entro il limite di trenta righe, con le medesime caratteristiche tipografiche, per la parte che si riferisce direttamente alle affermazioni contestate.

Per le testate quotidiane, cartacee o web, le rettifiche devono essere pubblicate, non oltre due giorni da quello in cui è avvenuta la richiesta, in testa di pagina e collocate nella stessa pagina del giornale che ha riportato la notizia cui si riferiscono.

Per i periodici, le rettifiche sono pubblicate, non oltre il secondo numero successivo alla settimana in cui è pervenuta la richiesta, nella stessa pagina che ha riportato la notizia cui si riferisce.

L’esercizio del diritto di rettifica risulta d’importanza fondamentale per evitare che siano date informazioni non corrispondenti alla verità dei fatti. In particolare sul web, dove le notizie permangono ad libitum dopo la loro pubblicazione, essendo sempre reperibili attraverso i motori di ricerca, risulta di estrema utilità l’esercizio del diritto di rettifica che, quando richiesto legittimamente, raramente viene rifiutato per via delle conseguenze legali che il rifiuto da parte della testata potrebbe comportare.

Dal punto di vista formale la richiesta di pubblicazione, indirizzata al Direttore Responsabile, deve contenere la seguente formula:

“A norma della Legge 416/1981, con la presente si chiede la pubblicazione della seguente rettifica ..."

Media Relations, la copertura mediatica è un fattore strategico e non statistico

By On 13:55

Fin dalla nascita delle relazioni pubbliche, il posizionamento sui media ha rappresentato per il relatore pubblico il Sacro Graal di ogni campagna.

Le relazioni pubbliche puntano a ottenere la migliore diffusione sugli earned-media, in quanto ogni volta che un organo di stampa o radio-televisivo menziona un brand in un articolo o un servizio, tale copertura mediatica, proveniendo da una fonte indipendente, aggiunge credibilità e contribuisce a fare apparire il brand come leader di settore.

Oggi però, con la riduzione delle redazioni e con i giornalisti continuamente bombardati da comunicati e pitch, come può una campagna stampa, basata sulle media relations, avere possibilità di successo? I giornalisti devono rispettare rigide scadenze e ragionevolmente, se si perde un'occasione di intervista o non si risponde per tempo, il giornalista semplicemente andrà avanti e si rivolgerà a un'altra fonte.

La competizione oggi è resa altissima per effetto del ‘rumore di fondo’ provocato dall’eccessiva facilità al ricorso alla comunicazione da parte di attori, non necessariamente professionali, di qualsiasi tipo e dimensione che ‘intasano’ gli organi di informazione con comunicati e informazioni di dubbia rilevanza, rincorrendo più il minuto di notorietà che un preciso obiettivo strategico di comunicazione.

E’ infatti un fenomeno molto diffuso, in molte realtà aziendali, quello di puntare ad una diffusione ‘statistica’ di informazioni ai media, spesso sotto forma di comunicati stampa, inviando a masse indefinite e non precisamente segmentate di organi di stampa, blogger, giornalisti e redazioni radio-televisive, le proprie comunicazioni, nella speranza di ottenere la massima copertura mediatica possibile.

Questo metodo, alquanto barbaro, punta su una redemption fisiologica di circa il 2% che, per essere ‘efficace’, necessita di invii superiori ai tremila recipients. In pratica è fisiologico incontrare in maniera assolutamente casuale e contingente la disponibilità alla pubblicazione di un comunicato quando lo si invia a numeri molto alti di destinatari. Questo metodo che può comprensibilmente risultare soddisfacente per piccole realtà, magari non profit e senza budget per la comunicazione, è però cosa ben diversa dal pianificare, strutturare e gestire una campagna sui media.

L’esperto di relazioni con i media utilizza diversi metodi per ottenere la maggior copertura mediatica possibile per i propri clienti e molti concordano che essa dipenda molto dalla capacità di ascolto, dalla sensibilità strategica, dall’esperienza e dalla bravura del professionista, ma ricordiamoci che anche le aspettative del committente e la ricettività dei media hanno un loro peso specifico in questo processo.

Alcuni clienti, infatti, si pongono irragionevoli aspettative in merito all’interesse dei media nei loro confronti e credono che tutto ciò che riguardi il loro brand sia degno di nota. Ciò non è, quasi, mai vero e pertanto il relatore pubblico per espletare bene il proprio lavoro deve faticare oltremodo per ottenere la piena collaborazione del committente nell’individuazione delle notizie che possono ottenere maggiore copertura mediatica. La riprogettazione di un sito web, ad esempio, di solito non è una notizia di valore e solo un’opportuna codifica del messaggio strategico da parte di un (bravo) relatore pubblico, può trasformare una normale informazione agli stake-holder in una notizia appetibile per la stampa.

Per il relatore pubblico è quindi fondamentale concentrarsi sui vari trend in atto sui media locali e nazionali e sullo stream di notizie del settore considerato, per collegare agevolmente il brand a tali tendenze. Il lavoro di mappatura, monitoraggio ed ascolto strategico dei media costituisce la parte più rilevante del lavoro di media relations e sicuramente non la più semplice.

La connessione strategica, inoltre, è una parte fondamentale dell'intero processo di conquista della copertura mediatica. Le relazioni sono al centro di qualsiasi campagna mediatica di successo e le relazioni pubbliche sono progettate per aiutare le organizzazioni a comunicare con i pubblici di proprio interesse. Si tratta di costruire relazioni e fiducia. Ogni professionista delle relazioni pubbliche, ha promosso e costruito, nel tempo, relazioni con contatti del mondo dei media accreditandosi come fonte attendibile e rilevante rispetto agli argomenti da loro trattati.

Scopo del relatore pubblico non è semplicemente quello di far apparire una organizzazione migliore di quanto essa sia in realtà, puntando all’orientamento delle impressioni dei media; piuttosto, e questo rappresenta il suo compito fondamentale, egli si propone di ascoltare il pubblico, condividere notizie esclusive, creare connessioni, ottenere influenza e costruire la brand-awareness in modo misurabile e significativo.

La copertura sugli earned-media permette di condividere il messaggio-chiave con i pubblici predisposti e pronti ad ascoltare, consolidando la loro fiducia ed evitando di bombardarli con informazioni che non hanno richiesto. Solo attraverso un’attenta analisi della segmentazione delle audience-target, operata all’interno della mappatura dei media, può definire un port-folio di testate ed altri organi d’informazione sui quali possa valere la pena effettuare le proprie campagne.

Le media relations non si fanno però comodamente seduti alla propria scrivania. Grazie alla tecnologia, i comunicatori hanno oggi il mondo a portata di mano ma è bene ricordare che, sebbene questi strumenti abbiano facilitato la raccolta dati e la ricerca di contatti in tutto il mondo, niente può sostituire le relazioni create nella vita reale. Sempre più manager oggi incoraggiano il team a lasciare la propria postazione e non trascorrere troppo tempo in ufficio. In particolare, i responsabili delle relazioni con i media necessitano mediamente di spendere un buon 30% del loro tempo fuori dall'ufficio, al fine di stringere e ‘riscaldare’ le relazioni con contatti media.

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Per approfondimenti su questo ed altri strumenti di relazione con i media è possibile acquistare il libro 'Media Relations, il metodo americano' dallo store Feltrinelli (disponibile anche in formato eBook su iTunes, Google Play e Kindle).

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