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venerdì 26 maggio 2017

Press Kit, come costruire una buona cartella stampa


Il press-kit viene di norma richiesto agli uffici stampa dai giornalisti, o anche dai blogger, che intendano scrivere un articolo incentrato su un’organizzazione, su un prodotto o servizio. Esso contiene generalmente una descrizione della storia e delle attività, informazioni sui principali membri dello staff, fotografie, immagini descrittive e un comunicato stampa recente.

Lavorando con tempistiche molto strette, i giornalisti si aspettano completezza, ma soprattutto velocità, quando richiedono informazioni ad un’organizzazione. Per questo è sempre bene avere a disposizione un press-kit, così da poter fornire rapidamente un insieme di informazioni, complete e aggiornate, ai giornalisti interessati a scrivere un pezzo.

Vi sono peraltro occasioni specifiche in cui è assolutamente essenziale produrlo, come ad esempio le conferenze stampa, le presentazioni di prodotto, eventi promozionali e fiere in cui è stata invitata la stampa.

Un press-kit tipo include:

· Il comunicato stampa con la notizia più recente - La presentazione di un nuovo prodotto o servizio, un cambio al vertice, la presentazione del bilancio, la presentazione di un evento etc. Nel caso di una conferenza stampa, il comunicato deve coincidere tassativamente con il motivo per cui la stampa è stata convocata;

· Notizie sintetiche sull’organizzazione – Alcune schede con la storia, la missione ed il core-business, meglio se integrate da commenti, i cosiddetti virgolettati, espressi dalla dirigenza o dalla governance dell’organizzazione;

· Un supporto digitale - Un cd-rom, dvd-rom o meglio una pen-drive USB con la versione digitale dei comunicati, materiale fotografico in alta risoluzione per la stampa e, qualora se ne abbia a disposizione, un video.

Il press-kit viene generalmente consegnato al giornalista all’interno di una cartellina aziendale. In quanto al ‘confezionamento’ del press-kit è buona prassi stampare i comunicati su carta intestata dell’organizzazione, e ‘brandizzare’ i supporti digitali con il logotipo dell’organizzazione, rendendo il più possibile accattivante e distintivo il packaging. Naturalmente è necessario allegare alla cartellina il biglietto da visita del responsabile delle relazioni media, ai fini di ulteriori contatti futuri.

Nel caso di una richiesta pervenuta via e-mail è possibile inviare i file componenti il press-kit, usando però l’accortezza di non allegare file di dimensioni complessive superiori al mega-byte. In alternativa è possibile utilizzare strumenti cloud quali onedrive di Microsoft, Google Drive o Dropbox al fine di condividere cartelle contenenti file di grosse dimensioni.

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Per approfondimenti su questo ed altri strumenti di relazione con i media è possibile acquistare il libro 'Media Relations, il metodo americano' dallo store Feltrinelli (disponibile anche in formato eBook su iTunes, Google Play e Kindle).

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