Gli orari e le tempistiche giuste per inviare un comunicato stampa

La tempistica con cui inviare un comunicato stampa alle redazioni giornalistiche è un aspetto cruciale da considerare per chi vuole massimizzare le possibilità che il proprio messaggio venga effettivamente pubblicato. La scelta dell'orario migliore dipende da diversi fattori, primo fra tutti il tipo di testata a cui ci si rivolge.

Per i quotidiani cartacei, bisogna tenere conto degli orari di chiusura del giornale. Solitamente le redazioni chiudono tra le 22 e la mezzanotte, quindi è bene inviare il comunicato stampa entro le 10 di sera del giorno precedente la possibile pubblicazione. Questo consente ai giornalisti di visionarlo e decidere se usarlo o meno con un certo anticipo rispetto alla chiusura. Attenzione però, perché per temi di grande attualità e interesse può essere efficace inviare il comunicato anche più a ridosso della chiusura, per dare una notizia dell'ultimo minuto.

Diverso è il caso dei quotidiani online, che non hanno orari di chiusura fissi. Qui la fascia oraria migliore per l'invio è la mattina presto, indicativamente tra le 7 e le 10. I giornalisti web arrivano in redazione proprio in queste ore e hanno tempo di controllare le mail e valutare i comunicati stampa da pubblicare nel corso della giornata. Attenzione però a non inviarli troppo presto, prima delle 6 il rischio è che passino inosservati nella casella di posta elettronica.

Per settimanali e mensili cartacei, bisogna informarsi sugli orari di chiusura ed inviare il comunicato stampa 3-4 giorni prima, tenendo conto dei tempi di lavorazione più dilatati. Anche qui attenzione a temi di stretta attualità, per cui può convenire spedire il materiale più a ridosso della chiusura definitiva.

Discorso differente per radio e televisioni: i palinsesti cambiano di continuo, quindi non ci sono fasce orarie ottimali predefinite. Meglio inviare il comunicato stampa con un buon anticipo, almeno 2-3 giorni prima, e possibilmente contattare poi telefonicamente la redazione per aumentare le chance di visibilità.

Oltre all'orario, un altro aspetto importante è personalizzare ogni comunicato in base alla testata. Non ha senso inviare lo stesso identico testo a quotidiani, settimanali, siti web, radio e tv: ognuno ha tempi, spazi e stili comunicativi diversi. Quindi il comunicato va adattato di volta in volta per risultare più efficace.

In sintesi, non esiste l'orario perfetto valido per tutti. Bisogna informarsi sugli orari di chiusura dello specifico giornale, tenere conto della periodicità, valutare l'urgenza del tema trattato e bilanciare tutti questi elementi. La personalizzazione per ogni testata è poi un ulteriore accorgimento da non sottovalutare. Inviando il comunicato nella fascia oraria più logica in base a questi fattori, è possibile massimizzarne l'impatto e le probabilità che generi interesse nella redazione e venga pubblicato. Si tratta di un'attività che richiede studio, pianificazione e un pizzico di flessibilità. Ma se svolta con attenzione e scrupolo, può dare ottimi frutti e far arrivare il proprio messaggio al vasto pubblico dei lettori.

Carmelo Cutuli

Comunicatore specializzato in relazioni esterne ed istituzionali con esperienza internazionale, saggista, giornalista pubblicista

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